Un assistant peut transformer des notes en compte-rendu en dix minutes — ou inventer une décision. Ce tutoriel montre comment garder la main : plan fixe, faits seulement, relecture par quelqu’un qui était dans la pièce.
Si vous partez d’un enregistrement, transcrire d’abord, corrigez les noms, puis seulement ensuite demandez un compte-rendu. Avant de coller quoi que ce soit dans un assistant en ligne, retirer les noms inutiles : le compte-rendu n’a pas besoin de tous les prénoms de la salle.
Cas fil rouge : le bureau d’une association à Lens. Notes brutes d’une page. On y lit qu’un point est reporté sans date fixée, qu’une personne voit un devis, et rien sur le budget. Ces trois lignes vont servir de garde-fou tout au long du tutoriel.
Le déroulé
Préparer la matière
Rassemblez notes brutes ou transcription déjà corrigée pour les noms. Une page suffit pour un bureau. N’ajoutez pas de contexte « de mémoire » : ce qui n’est pas écrit ne doit pas apparaître. Si une date manque dans les notes de Lens, elle manquera aussi dans le compte-rendu. Rangez à part les apartés et les blagues : ils n’ont rien à faire dans le texte diffusé.
Imposer le plan
Fixez quatre blocs seulement : décisions, questions ouvertes, actions (qui, quoi), échéance. Un plan court empêche l’assistant de « enrichir » avec une intro marketing ou un bilan moral. Dites-le dans la demande : aucune autre rubrique. Si vos notes de Lens n’ont pas d’échéance, la rubrique reste « non précisé », elle ne se remplit pas toute seule.
Interdire l’invention
Écrivez la règle noir sur blanc : si une information n’est pas dans les notes, écrire « non dit » ou « non précisé », jamais une hypothèse. « Karim voit le devis » reste une action d’une personne, pas une validation du bureau. Rien sur le budget signifie aucun montant, même rond, même « approximatif ».
Relire à deux
Une personne présente coche chaque décision et chaque action. L’autre lit le brouillon à voix haute. Dix minutes suffisent souvent. C’est cette passe qui rend le texte publiable : l’assistant prépare, il ne signe pas. Si un doute apparaît, on revient aux notes, pas à une seconde génération « plus fluide ».
La demande à coller
Adaptez le rôle et la ville. Gardez les quatre rubriques et la consigne « ne rien inventer ». Le bouton de copie du site reprend le texte tel quel.
Je suis secrétaire du bureau d’une association à Lens. Voici mes notes de réunion, brutes. Rédige un compte-rendu avec uniquement ces parties : 1. Décisions prises 2. Questions encore ouvertes 3. Actions (qui, quoi) 4. Prochaine échéance Règles strictes : - N’ajoute aucune décision, aucun nom, aucune date, aucun montant absents des notes. - Si une information manque, écris « non précisé » ou « non dit ». - « Reporté, date pas fixée » ne doit pas devenir une date inventée. - « Une personne voit le devis » ne doit pas devenir « le bureau valide le devis ». - S’il n’y a rien sur le budget, n’écris aucun chiffre. Style : phrases courtes, vouvoiement, sans introduction ni conclusion.
L’écart à surveiller
L’assistant comble les trous pour rendre le texte « propre ». Votre travail est de refuser ces ajouts. Voici des écarts typiques, dont ceux du bureau de Lens.
| Dans vos notes | À refuser dans le compte-rendu |
|---|---|
| « Reporté, date pas fixée » | « Reporté au 12 novembre » ou toute date inventée |
| « Karim voit le devis » | « Le bureau valide le devis et lance la commande » |
| Rien sur le budget | Un montant, même rond, même « environ » |
| « À revoir au prochain bureau » | « Décision reportée à la séance du 3 octobre, 18 h » |
| « Plusieurs membres inquiets pour le local » | « Le bureau s’engage à trouver un nouveau local avant Noël » |
| « Devis reçu, pas encore lu par tout le monde » | « Le devis est accepté à l’unanimité » |
Une relecture de dix minutes
Après le brouillon, ne relisez pas tout d’un trait. Travaillez en trois passes courtes. Première passe : lisez seulement les décisions. Chaque phrase doit renvoyer à une ligne des notes. Si vous hésitez, rayez.
Deuxième passe : surlignez tout chiffre, toute date, tout horaire. Vérifiez-les un par un dans les notes. Une date absente des notes disparaît du compte-rendu, même si elle « arrange » le calendrier.
Troisième passe : surlignez les verbes décider, valider, refuser, adopter, voter, engager. Ce sont les mots qui créent des obligations. S’ils ne figurent pas dans les notes, remplacez-les par ce qui a vraiment été dit : « voit », « examine », « reporte », « reste ouvert ».
Pour aller plus loin sur les inventions fluides, repérer une invention. Pour formuler autrement la demande à l’assistant, formuler la demande.
Questions fréquentes
Faut-il coller le mot à mot de la transcription ?
Non. Des notes courtes suffisent si elles portent les décisions. Le mot à mot allonge la demande et multiplie les noms inutiles. Corrigez d’abord les noms, puis résumez à la main ce qui compte.
Que faire si l’assistant invente quand même une date ?
Supprimez-la, rappelez la consigne en fin de message, et redemandez uniquement la rubrique concernée. Ne regénérez pas tout le texte d’un coup : vous perdrez les parties déjà justes.
Puis-je publier le compte-rendu sans relecture humaine ?
Non pour un texte qui engage l’association. Une relecture de dix minutes par quelqu’un qui était là reste le minimum.
Les notes mentionnent un devis sans montant : dois-je demander le chiffre à l’assistant ?
Non. S’il n’est pas dans les notes, il n’entre pas. Le montant se récupère auprès de la personne qui a le devis, pas auprès du modèle.
Le plan en quatre parties est-il obligatoire ?
Non, mais un plan fixe et court fonctionne mieux. Vous pouvez ajouter une rubrique « informations » si vos notes le justifient — sans inventer le contenu.