Coller un rapport entier dans un assistant est rarement une bonne idée : le fichier contient souvent des noms, des annexes et des passages hors sujet. On peut pourtant obtenir un résumé clair en n’envoyant que ce qui est nécessaire.
Résumer sans tout envoyer
Gardez le sommaire, pas les annexes
Le plan du document dit déjà de quoi il parle. Les annexes (listes d’inscrits, factures, extraits d’état civil) restent sur votre ordinateur.
Remplacez les passages sensibles
Avant de copier un chapitre, noircissez les noms et les numéros, ou remplacez-les par « personne A ». Le tableau de ce qu’il ne faut pas coller sert de liste de contrôle.
Un chapitre à la fois
Demandez cinq puces par chapitre, pas un résumé du fichier entier. Vous gardez le fil, et vous voyez tout de suite si un chapitre a été mal compris.
Assemblez vous-même
Le résumé final est le vôtre : vous choisissez ce qui mérite d’être dit à votre conseil, votre équipe ou vos adhérents.
Résume ce chapitre en 5 puces maximum. Pour chaque puce : une idée, sans exemple inventé. Si un chiffre n’est pas dans le texte, ne l’écris pas. Signale en une ligne ce que le chapitre ne traite pas. N’ajoute pas d’introduction générale.
Questions fréquentes
Cinq puces par chapitre, ce n’est pas trop court ?
C’est voulu. Un long résumé recopie le document et y glisse des liaisons que vous n’avez pas écrites. Vous assemblerez ensuite.
Puis-je résumer un document déjà public en entier ?
Oui, s’il est déjà en ligne et qu’il ne contient pas de données sur des personnes. Gardez quand même le texte sous les yeux pour les chiffres, comme dans vérifier une réponse.